会話がはずむ「会える」オフィスにリニューアル。YKK APのパーパス実現のための働き方改革とは

当社は「オフィスに出社し、固定席で働く」というスタイルから「働く場所は、自ら決めて働く」多様な働き方への改革を進めていました。そのような中での新型コロナウイルス感染症の流行により、特に管理部門や営業担当者が多く働く東京地区では、オフィスや自宅、サテライトオフィスなど、業務内容に合わせて働く場所を自由に選択する働き方に大きく変化しました。

（鈴木）感染拡大時は社員や家族の安全を第一に考え、在宅勤務を基本とし、出社人数の制限をするなどの対策を実施しました。在宅勤務は、通勤時間が減り、WEBミーティングの浸透により遠方の社員ともスムーズにコミュニケーションが取れるようになるなど良い面もありました。一方で、在宅勤務が長期化したことによるコミュニケーション不足や、上司が部下を評価しづらい等の課題も出てきました。そのような中で、在宅と出社のハイブリッドで勤務できる“新しいオフィスのあり方”を検討する必要があった、というのがリニューアルの背景です。

そこで、YKK株式会社とYKK AP株式会社の本社ビルとして2015年6月に竣工したYKK80ビルのうち、YKK AP社員約350名が利用するオフィスフロア（4、5階）を全面リニューアルすることになりました。合わせて近隣の賃貸オフィスを集約し、利用する社員は1.7倍の約600名に。
これまで部門別になっていたレイアウトを完全フリーアドレス化（固定席撤廃）するほか、既成概念を超えたペーパーストックレス化（デジタル対応強化）を実践し、YKK AP全社における“働き方変革のパイロットオフィス”にすべく、リニューアルプロジェクトが始動。まずは、「働き方改革委員会（※1）」の総務部メンバーによる事務局が発足しました。

首都圏エリアで働く社員 約1,700人を対象に『働き方に関するアンケート』を実施したところ、

• 他部署とのコミュニケーションがとりにくい（顔と名前が一致しない）
• ちょっとした雑談をすることがなくなった
• 新たなアイデアの創出やトラブルの事前回避等がしづらくなった

と言った意見が多く上がり、「オフィスに出社したい理由（求める機能や役割）」では「自部門・他部門の人とのコミュニケーションのため」がダントツ1位という結果に。社員がオフィスに最も求めているものは、人との“接点”や、対面でのコミュニケーションや偶発的な出会いによってもたらされる新しい発見や経験であることが分かりました。

アンケート結果を受け、コミュニケーション文化を取り戻すことを目的に“「会える」オフィス”というコンセプトを設定。オフィスに求める「大切にしたい５つのこと」も決め、コンセプトを支える柱にしました。

＜オフィスに求める「大切にしたい５つのこと」＞

1. 様々な人とのコミュニケーションができる
2. 高いパフォーマンスを発揮できる
3. 心身ともに健康に働く
4. 働き方に合わせてフレキシブルに利用できる
5. YKK AP社員としての誇りが高まる（帰属意識の向上）

（上田）コミュニケーション不足という課題が顕著だったので、それを解消するコンセプトにすることはすぐに決まりましたが、そこから具体的なコンセプトワードを決めるのは難しかったです。シンプルで分かりやすい言葉にすることを意識し、「会えない」という課題を払拭する“「会える」オフィス”という直球のキーワードにしました。

（鈴木）「会えない」という日々が続いたので、そこからの脱却、次のステージへという意味や、自部門の仲間だけでなく他部門の人や、経験・感動にも出会えるオフィスになるよう、想いを込めて設定しました。

（鈴木）「会える」オフィスを実現するため、“ABW（※2）”という、社員が好きな時に好きな場所を選んで働く考え方を採用し、レイアウトを変更しました。まずは4階、5階の2フロアの使用目的を明確に分け、各フロアを働き方に合わせて使えるようにエリア分けしました。社員は、自分の1日の動きを考えて、それに合わせて働く場所を選ぶことができます。

4階：オープンなミーティングスペースが多く、部署を超えたコミュニケーションが活性化する明るくにぎやかなエリア

• Y-gaya（ワイガヤ）：ワイワイ・ガヤガヤ交流ができるエリア
• チームワーキングエリア、プロジェクトエリア：チームやプロジェクトで会話や相談しながら仕事ができるエリア
• ラボ：商品サンプルや大きな図面を広げて打ち合わせができるエリア
• WEBミーティングエリア：オンラインでの打ち合わせができる個室BOXやBOOTHタイプのエリア
• タスクエリア：図面などが見やすいよう、デュアルモニターを設置した専門的な作業を行うエリア

5階：リラックスできるカフェラウンジや集中作業が捗るハイスペックな設えが多い、落ち着いた静かなエリア

• パーパスウォール：「社会の幸せ」を表現したアートウォール
• ファイブラウンジ：カフェカウンターがあり、コーヒーを飲みながらちょっとした雑談もできる憩いの場
• パーソナルエリア：静かに集中して仕事をするためのエリア

各フロアの会議室

用途にあった使い分けやコミュニケーションの活性化を目的に複数パターンの会議室を用意

（上田）特に注目してほしい場所は、“ワイワイ・ガヤガヤ”することを目的としたY-gaya（ワイガヤ）エリアにある「スタジアム」です。全く新しいスタイルなので、どのように使うかまだイメージできない社員も多いかもしれませんが、プレゼンの練習や交流会、部署ごとのミーティング、ちょっとしたイベントにも使えるのではないかと考えています。実際に使ってもらいながら、新しい働き方を生み出していってもらえたら嬉しいです。

（鈴木）私は他に、「ファイブラウンジ」と「パーパスウォール」に注目してほしいです。ラウンジにはカウンターを置き、コーヒーを飲みながら働けるエリアで、今までの当社のオフィスにはない空間になっています。

（鈴木）会社のパーパスを表現したアートウォールはオフィスの目玉です。ワーキンググループのメンバーを中心にワークショップを開き、パーパスをもとに「私が想う社会の幸せ」をテーマにしてアートのアイデアを出し合いました。それをもとに、アーティスト（Fern Choonet様）に描いていただいたのが「パーパスウォール」です。社員の団結力や、会社への帰属意識を高めることができればと思いますし、アートがあることで気持ちをリフレッシュしたり少しリラックスしたりできるような空間になればと思っています。

（鈴木）社員が“ワイワイ・ガヤガヤ”している様子や、部署の違う人が楽しそうに話しているのを見ると、まさにこういうことを実現したかったのだと嬉しくなります。固定席がなくなり2フロアすべてを自由に使えるようになったので、働き方がさらに柔軟になり、新しい働き方のアイデアが生まれることを期待しています。色々な人と会い、新しい働き方の中で生まれたアイデアや経験が、会社を良くしていくと思っています。

（上田）新しいオフィスになることに不安があった人も「良いオフィスになったね」と言ってくれたのが嬉しかったです。一方で、新しい働き方や出社自体に不安がある人に、いかに出社したいと思ってもらえるかが課題です。まずは出社して、新しいオフィスを多くの人に使ってみてほしいので、運用ガイドラインを周知し、知ってもらう活動をしていきます。

（上田）「働き方改革委員会」としては、今回のリニューアルが一つのスタートだと思っています。アンケートを定期的に実施するなどして意見をヒアリングし、一人でも多くの社員が心地よく働けるように改善や運用方法の検討を続けていきます。また今回のリニューアル事例を一つのモデルケースとして全国に共有し、今後の各地でのオフィスづくりの参考にしていきたいと考えています。

さっそく、営業拠点の一つである首都圏統括支社（東京都文京区、在籍人数約150人）のリニューアルも完了し、2023年5月29日より利用を開始しました。入居して約19年経ち、キャビネットが多く暗い印象があったオフィスを、「家族に誇れるオフィスに」をコンセプトに全面リニューアル。実務担当者の仕事効率を高めるためモニター２台の机を多く配置したほか、ペーパーレス化を進めてキャビネットを1/4ほどに減らし、窓の外の景色が見える開放的なレイアウトにしました。
YKK APは今後も順次、支社や支店のリニューアルを進め、働きやすさ・働きがいを追求していきます。

※1：「働き方改革委員会」は、総務部、人事部、経営企画室など様々な部署が参画し、社員の働きがい・働きやすさ・エンゲージメント向上のための施策を検討しています。
※2：「Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」の略。仕事内容に応じて時間と場所を自ら選択することで、生産性や働きやすさの向上を目指し、よりクリエイティブな成果を促すワークスタイルのこと。